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Alfresco y Sharepoint

No hay duda de que la documentación es una pieza clave en la mayoria de las empresas. Los documentos llegan a la empresa tanto en papel como en formato electrónico.
Por tanto se ha convertido en vital poder disponer de una herramienta para poder gestionar dicha información. Este software nos permitirá poder capturar y administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación y compartición de la información, gestionar los procesos de la compañía y su documentación asociada , determinar el tiempo que los documentos deben guardarse asi como eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos.etc.

Históricamente implantar un software de gestión documental era un proceso lento, complicado y suponía realizar un desembolso importante. Afortunadamente eso ha cambiado y ahora está al alcance de casi todas las empresas. La clave es seleccionar la plataforma adecuada y contar con el asesoramiento de una empresa con experiencia en este tipo de proyectos. Alfresco y Sharepoint son dos de las soluciones de gestión documental más potentes y utilizadas actualmente en el mercado.

Alfresco y Sharepoint comparten la mayoría de las funcionalidades que ofrecen a los usuarios aunque su filosofía y tecnologías en las que están desarrolladas son totalmente diferentes.

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ALFRESCO está basado en el modelo Open Source donde el código fuente está visible y disponible, está desarrollado en Java y dispone de una versión Community totalmente gratuita que poder utilizar.

Puntos Fuertes de Alfresco:
  • Versión Community totalmente gratuita
  • Desarrollado en Java
  • Entorno de desarrollo muy potente para poder personalizar y desarrollar módulos y/o nuevas funcionaldiades
  • Múltiples puntos de integración y APIs para integrase con otras plataformas
  • Disponemos con una integración con Liferay que lo convierte en la solución perfecta para la mayoría de las empresas
  • Se puede montar en el Cloud y On premise de forma sencilla
  • Viene preparado para entornos de contenedores por lo que se puede escalar fácilmente

A continuación describiremos un poco más en detalle Alfresco.

SHAREPOINT es un plataforma de Colaboración y gestión documental desarrollado con tecnologías Microsoft, no es un software Open source.

Puntos Fuertes de Sharepoint:
  • Integración con Office y otras herramientas de Colaboración
  • Es de pago pero te lo incluyen con la suscripción de Office 365 (todo en uno)
  • Si ya utilizas productos Microsoft es cómodo utilizar su solución en el cloud
Puntos débiles de Sharepoint:
  • Es caro, aunque se camufle con la suscripción de Office tiene una suscripción por usuario
  • Sharepoint es complicado a la hora de desarrollar, extender e integrar
  • Sharepoint no es Open Source, con lo que no se puede ver como funciona ni solucionar en caso de que falle algo
  • La versión en el cloud es genérica y no se puede hacer desarrollos y/o adaptaciones a las necesidades de cada empresa

ALFRESCO es un software Open Source por lo que el código fuente está visible y disponible, está desarrollado en Java y dispone de una versión Community totalmente gratuita.
Aunque inicialmente no era así, la versión de pago actualmente está orientada a empresas muy grandes con mucho presupuesto.
Nosotros fuimos los primeros partners de Alfresco en España por lo que hemos visto esta evolución.El producto es muy bueno así que si puedes contar con una empresa que tenga una experiencia contrastada recomendamos utilizar la versión Community de forma gratuita, ya que las funciones principales del repositorio funcionan perfectamente y cubre casi todas las necesidades que pueda tener una empresa.
Adicionalmente Alfresco es un entorno de desarrollo muy potente y tiene muchos puntos de integración y APIs para desarrollar funcionalidades y/o integrarse con otras plataformas. Creemos que junto con el precio es otro de sus puntos fuertes .

Puntos Fuertes de Alfresco:
  • Versión Community totalmente gratuita
  • Desarrollado en Java
  • Entorno de desarrollo muy potente para poder personalizar y desarrollar módulos y/o nuevas funcionaldiades
  • Múltiples puntos de integración y APIs para integrase con otras plataformas
  • Disponemos con una integración con Liferay que lo convierte en la solución perfecta para la mayoría de las empresas
Puntos débiles de Alfresco:
  • Versión Enterprise tiene un precio muy alto
  • Aunque se integra bien con Office y Google docs, la integración no es tan perfecta.
  • Requiere del asesoramiento de una empresa especializada

SHAREPOINT es un software "cerrado" desarrollado con tecnologías Microsoft. SharePoint es una plataforma de colaboración basada en la web para compartir y gestionar contenidos, conocimientos y aplicaciones para potenciar el trabajo en equipo.
Se integra perfectamente con Microsoft Office. Hay muchas empresas que ya están utilizando productos de Microsoft deciden elegir también SharePoint por comodidad.

Puntos Fuertes de Sharepoint:
  • Integración con Office y otras herramientas de Colaboración en equipo
  • Es de pago pero te lo incluyen de forma básica con la suscripción de Office 365.
  • Si utilizas productos Microsoft es cómodo utilizar su solución en el cloud
  • Se puede poner en marcha de rápida y sencilla
Puntos débiles de Sharepoint:
  • Es caro, aunque se camufle con la suscripción de Office tiene una suscripción por usuario.
  • Sharepoint es complicado a la hora de desarrollar, extender e integrar.
  • Sharepoint no es Open Source, con lo que no se puede ver el código, ni como funciona ni solucionar en caso de que falle algo
  • Personalizar, integrar y extender la plataforma es bastante complejo
  • La versión en el cloud es genérica y no se puede hacer desarrollos y/o adaptaciones a las necesidades de cada empresa
  • Para labores un poco avanzadas requiere del asesoramiento de una empresa especializada

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